La norma ISO 22301 es un estándar internacional que establece los requisitos para implementar y mantener un sistema de gestión de la continuidad del negocio, cuyo objetivo principal es ayudar a las organizaciones a preparar y responder eficazmente ante situaciones de interrupción o crisis, asegurando la continuidad de sus operaciones esenciales y minimizando los impactos negativos.
Esta norma se basa en un enfoque de ciclo de mejora continua, similar a otros estándares ISO. Comienza con la comprensión de la organización y la evaluación de los riesgos y las necesidades de continuidad. Luego, se fundamentan políticas y objetivos claros, y se desarrollan planes y procedimientos de respuesta ante emergencias.
Es decir que es el mapa de ruta que diseña una organización para superar mucho más rápido y con un menor impacto, cualquier eventualidad que impida la correcta operación del negocio. Cuando un plan de continuidad de negocio presenta fallas, generalmente es porque no se tuvieron en cuenta los elementos clave en su preparación. ¿Cómo diseñar entonces este plan B? Veamos cinco puntos esenciales que no pueden faltar.
- Análisis de impacto empresarial (BIA, por sus siglas en inglés)
El Análisis de Impacto Empresarial (BIA) es un componente vital en el diseño de un Plan de Continuidad de Negocio de acuerdo con la Norma ISO 22301. Es análisis permite a la organización identificar y comprender plenamente los procesos y actividades críticas para su funcionamiento, así como evaluar el impacto que tiene su interrupción. Así mismo, proporciona una base sólida para la toma de decisiones informadas sobre la estimación de recursos y la priorización de las medidas de continuidad.
El BIA ayuda a la organización a comprender las consecuencias financieras, operativas y reputacionales de la interrupción de los procesos clave. Al determinar la dependencia de los recursos necesarios para la continuidad, como personal, tecnología o proveedores, se pueden identificar y reducir los puntos débiles. Además, también permite cuantificar el tiempo máximo permisible de interrupción (MTPD, por sus siglas en inglés) para cada proceso crítico, lo que proporciona un objetivo claro para la recuperación y permite establecer estrategias de continuidad más efectivas.
- Disminuir el riesgo y brindar una respuesta segura
La identificación y mitigación de riesgos es esencial para proteger la organización de posibles interrupciones en su operación. Al realizar una evaluación exhaustiva de los riesgos internos y externos, como desastres naturales, fallas de infraestructura o ciberataques, la organización puede implementar medidas preventivas y de contingencia específicas para reducir la probabilidad de ocurrencias y minimizar el impacto de estos eventos.
Además, contar con una respuesta segura y efectiva es fundamental para garantizar la continuidad del negocio en situaciones de crisis. Esto implica establecer planes de acción claros y detallados, definir roles y responsabilidades, y garantizar una comunicación fluida y eficiente durante una emergencia. Una respuesta segura incluye salvar la vida y la seguridad de los empleados, así como proteger los activos críticos de la organización. Al tener un plan de continuidad que contempla una respuesta segura, la organización está preparada para actuar de manera rápida y eficiente ante cualquier evento adverso, minimizando los impactos negativos y acelerando la recuperación.
- Organización y responsabilidades
Una planeación adecuada permite a la organización anticiparse a posibles interrupciones y desarrollar estrategias efectivas para garantizar la continuidad. Esto implica identificar los recursos necesarios, establecer procedimientos detallados y definir plazos y objetivos realistas. Una planeación sólida también permite evaluar las posibles crisis y anticipar acciones específicas para cada uno de ellos, lo que mejora la capacidad de respuesta y minimiza los tiempos de inactividad.
Asimismo, la asignación de responsabilidades claras es esencial para garantizar una ejecución efectiva del plan de continuidad de negocio. Al designar roles y responsabilidades a los miembros del equipo encargado, se establece una estructura organizativa que facilita la toma de decisiones y la coordinación durante situaciones de crisis. Cada persona debe tener una comprensión clara de sus funciones y tareas, así como de las líneas de comunicación y autoridad. Esto asegura una respuesta rápida y eficiente, evita la duplicación de esfuerzos y minimiza la confusión en momentos críticos. De igual manera, esta asignación también facilita la rendición de cuentas y la evaluación posterior de las acciones tomadas, lo que permite aprender y mejorar continuamente el plan de continuidad del negocio.
- Plan de comunicación
La comunicación interna eficaz asegura que todos los empleados estén informados y preparados para actuar durante una crisis. Esto implica establecer canales claros de comunicación, difundir información relevante y proporcionar instrucciones y actualizaciones oportunas. La comunicación interna también fomenta la colaboración y el trabajo en equipo, lo que facilita la implementación efectiva del plan de continuidad y la toma de decisiones en momentos críticos.
Por otro lado, la comunicación externa es esencial para gestionar la imagen y la reputación de la organización durante una situación de crisis. Mantener una comunicación transparente con los clientes, proveedores, autoridades reguladoras y otras partes ayuda a mantener la confianza y la credibilidad. Además, permite informar a las partes interesadas sobre las medidas tomadas para garantizar la continuidad del negocio y proporcionar actualizaciones sobre el estado de las operaciones. Esto puede ayudar a minimizar los impactos negativos y las posibles consecuencias legales o financieras. Una comunicación externa efectiva también permite establecer alianzas estratégicas y colaboraciones con otras organizaciones durante la crisis.
- Pruebas y entrenamiento
Las pruebas periódicas del plan permiten evaluar su eficacia e identificar posibles brechas o mejoras necesarias. Estas pruebas pueden incluir simulacros de crisis, escenarios de interrupción controlada o pruebas de recuperación de sistemas y procesos críticos. Al realizar pruebas regulares, la organización puede validar la eficacia de las medidas de continuidad y corregir cualquier problema identificado antes de que comience una situación real de crisis. Las pruebas también ayudan a familiarizar a los miembros del equipo de respuesta con los procedimientos y roles específicos, mejorando así su preparación y capacidad de respuesta durante un evento.
Además, el entrenamiento regular es fundamental para garantizar que el personal esté preparado y capacitado para enfrentar situaciones de crisis. El entrenamiento puede incluir programas de concientización sobre la continuidad del negocio, cursos de capacitación en respuesta a emergencias, sesiones de formación técnica y actualizaciones sobre los procedimientos y planes de continuidad. Mediante el entrenamiento, los empleados adquirieron conocimientos y habilidades necesarios para llevar a cabo las acciones requeridas durante una crisis de manera efectiva y segura. De igual manera, fomenta una cultura de resiliencia y preparación en toda la organización, promoviendo una mayor conciencia de la importancia de la continuidad del negocio y la responsabilidad individual en su ejecución.
Estos son solo puntos clave, el diseño de un plan de continuidad de negocio completo y efectivo se plantea sobre un análisis detallado de tu organización y sus necesidades específicas, de acuerdo con su tamaño y sector en el que se desarrolla. La norma ISO 22301 proporciona una guía más minuciosa que se puede utilizar como guía para implementar un sistema de gestión de la continuidad de negocio.